Kütahya Baro Başkanlığı
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI
1. VERİ GİZLİLİĞİ TAAHHÜDÜ
İşbu Veri Gizliliği ve Güvenliği Politikası (“Politika”), Kütahya Baro Başkanlığı ( Kütahya Barosu ) 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili diğer mevzuat ile hayata geçirilen veri koruma yükümlülüklerini yerine getirirken ve ek olarak kişisel verileri işlerken Kütahya Barosu içerisinde ve/veya Kütahya Barosu tarafından uyulması gereken esasları belirlemektedir.
Kütahya Barosu kendi bünyesinde bulunan kişisel veriler için yeterli ve makul güvenlik düzeyini uygulamayı, kişisel verilerin gizliliğine saygı duymayı ve işbu Politika’ya ve Politika’ya bağlı olarak uygulanacak araç, program ve süreçlere uygunluk sağlayacağını taahhüt eder.
2. POLİTİKANIN AMACI
Bu Politikanın temel amacı, Kütahya Barosu tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik esasları ortaya koymak, bu kapsamda kişisel verileri şirketimiz tarafından işlenen kişileri aydınlatarak ve bilgilendirilerek şeffaflığı sağlamaktır.
3. POLİTİKANIN KAPSAMI
İşbu Politika; Kütahya Barosu’nun tüm departmanlarını ve çalışanlarını kapsamaktadır.
İşbu Politika; Kütahya Barosu’nun kişisel verileri işlemekte olduğu tüm faaliyetleri kapsayacak olup, her türlü olay ve eylemde uygulanacaktır.
İşbu Politika anonim hale getirilmiş ya da kişisel veri olmayan veriler hakkında uygulanmayacaktır.
Yeni mevzuatlar ile belirlenmesi durumunda, Kütahya Barosu kişisel veriler üzerinde yeni mevzuatlara uyumlu olacak şekilde daha yüksek bir güvenlik seviyesi sağlayacak ve mevzuat gerekliliklerine uyacaktır.
İşbu Politika’nın Kütahya Barosu tarafından uygulanmasında hukuki bir
engel olduğuna kanaat getirildiği durumlarda, Kütahya Barosu uygulayacağı
adımları, gerek görülmesi durumunda Kurul’a da danışarak, yeniden belirleyecektir.
4. TANIMLAR
İşbu Politika’da kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır:
Açık rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim hale getirme Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi
Kişisel veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Kişisel verilerin işlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
KVK Kanunu 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
KVK Kurulu Kişisel Verileri Koruma Kurulu
KVK Kurumu Kişisel Verileri Koruma Kurumu
Özel nitelikli kişisel veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
Veri işleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Kişisel veri sahibi KVK Kanunu’nda “ilgili kişi” olarak addedilen, kişisel verisi işlenen gerçek kişi
Veri sorumlusu Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
Veri Sorumluları Sicili Kişisel Verileri Koruma Kurulu gözetiminde Başkanlık tarafından tutulan veri sorumluları sicili (VERBİS)
Veri Envanteri Kütahya Barosu’nun iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grubu ve ilgili kişisel veri sahibi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve detaylandırdığı envanter.
5. KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI
Kütahya Barosu nezdinde; Kütahya Barosu’nun meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahipleri (Vatandaşlar, Çalışanlar, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, İşbirliği İçinde Olduğumuz Tedarikçi Çalışanları, Tedarikçi Yetkilileri ve Temsilciler, Hissedar/Ortak, Referans) ile sınırlı olarak ;
• Baromuz tarafından yürütülen ticari faaliyet gereklerinin yerine getirilmesi, ve hizmetin ifası ile baromuz tarafından sunulan hizmetlerden ilgili kişileri faydalanmasını sağlamak,
• Baromuzun ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, istatiksel çalışma ve raporların yapılması,
• Baromuzun operasyonel ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması,
• Kişiye özel hizmet faaliyetlerinin planlanması ve gerçekleştirilmesi,
• Vatandaşlarımızın ihtiyaç ve kullanım alışkanlıklarına göre çalışma ve geliştirme yapılması,
• Baromuz ve/veya tedarikçilerimiz tarafından sunulan hizmetler ile baromuzla hizmet ilişkisi içerisinde olan üçüncü kişilerin hukuki güvenliğinin temini, hukuksal süreçlerin takibi ve mevzuattan doğan hakların tesisi, kullanılması ve korunması,
• Baro faaliyetlerimizin, baro prosedürleri veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini,
• Baromuzdan aldığınız hizmetlerle ilgili olarak finansal süreçlerin, finansal araştırmaların ve risk yönetiminin gerçekleştirilmesi; bu finansal risk süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Kurumsal sürdürülebilirlik, kurumsal yönetim, stratejik planlama ve bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası; iş sürekliliğin sağlanması,
• Kamu Kurum ve bütün otoritelerce öngörülen bilgi paylaşımı, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Yasal mevzuattan kaynaklanan bilgi ve belge saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Baromuzca ihtiyaç duyulan planlama ve istatistik faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Finans ve iletişim operasyonlarımızın yürütülmesi,
• Baro içi sistem ve uygulama yönetimi operasyonlarının sürdürülmesi,
• Hukuki süreçlerimizin yönetilmesi ve sosyal sorumluluk projelerinin gerçekleştirilmesi, tarafınıza kesintisiz olarak daha iyi ve güvenilir hizmet verilebilmesi amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.
Kütahya Barosu, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı Alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır.
Bu kapsamda Kütahya Barosu içerisinde aşağıdaki türlerde veri kategorileri bu türlerle sınırlı olmamakla beraber bulunmaktadır ;
Kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, özlük bilgisi, hukuki işlem bilgisi, müşteri işlem bilgisi, işlem güvenliği bilgisi, finans bilgisi, mesleki deneyim bilgisi, , görsel ve işitsel kayıt bilgisi, ırk ve etnik köken bilgisi (uyruk),kılık kıyafet, sağlık bilgisi ile ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri bilgisi veri kategorisi.
6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER
6.1. Hukuka Uygunluk
Baromuz, Anayasa başta olmak üzere, KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak, kişisel verileri işleme faaliyetlerini hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak yürütür.
6.2. Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olması
Baromuz; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamakta, bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda tüm kişi kategorilerine ilişkin veriler güncel tutulmaya çalışılmakta, doğruluğu ve güncelliğini sağlamaya yönelik her türlü idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.
6.3. Belirli, Meşru ve Açık Amaç
Baromuz; yalnızca açık ve kesin olarak belirlenen meşru amaçlarla kişisel veri işlemekte olup, bu amaçlar dışında veri işleme faaliyetinde bulunmamaktadır. Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işleneceği amaç işleme faaliyeti öncesi belirlenmekte ve “Kişisel Veri Envanteri” ne de işlenmektedir.
6.4. Verilerin İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olması
Baromuz tarafından kişisel veriler, belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için gerektiği ölçüde işlenmektedir. Sonradan kullanılabileceği varsayımı ile veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir. Bu kapsamda süreçler sürekli gözden geçirilmekte, kişisel verilerin azaltılması ilkesi hayata geçirilmeye çalışılmaktadır.
6.5. Kişisel Verilerin Gerektiği Kadar Muhafaza Edilmesi ve Sonrasında Silinmesi
Baromuz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Baromuz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bu kapsamda hukuk ve ceza zamanaşımı sürelerini dikkate almakta ve kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Baromuzun “Veri İmha Politikası”na göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
7. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
Kişisel veriler yalnızca aşağıda belirtilen yasal dayanaklar kapsamında toplanabilir, işlenebilir veya kullanılabilir.
7.1. Açık Rıza
Kişisel verilerin korunması Anayasal bir hak olup, temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa’nın 20. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Şirketimizce, kişisel verilerin işlenmesinde ancak aşağıdaki şartlar varsa ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verileri işlenmektedir;
• Açık rıza özgür irade ile verilmelidir, aksi durumda hükümsüzdür.
• İlgili kişiden yazılı olarak veya elektronik ortamda açık rıza alınacaktır. Bu durumlara ek olarak kayıt alınması durumlarda sözlü rıza da kabul edilebilir. Bu şekilde açık rızalar ispatlanabilir şekilde kaydedilecektir. Açık rıza alınmadan önce kişilere ilgili hakları bildirilecektir.
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gerekli durumlarda açık rızalar yazılı olarak alınacaktır.
• Kişisel veri işleyen departmanlar, işledikleri kişisel veriler toplanırken ilgili veri sahibinin açık rızasının varlığının ve geçerliliğinin kontrolünü sağlamakla yükümlüdür. Açık rıza olmadığının tespit edilmesi durumunda veri işleme faaliyeti durdurulacaktır.
7.2. Kişisel Verilerin Açık Rıza Alınmaksızın İşlenmesi
7.2.1 Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
7.2.2 Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
7.2.3 Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
7.2.4 Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
7.2.5 Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
7.2.6 Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
7.2.7 Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
7.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
7.3.1 Özel nitelikli kişisel veriler yalnızca veri sahibinin açık rızasının bulunması ya da kanunlarda açıkça öngörüldüğü hallerde işlenebilir.
7.3.2 Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla açık rıza almaksızın işlenebilir. Bu tarz bir işleme durumunda, veri işleyen sır saklama yükümlülüğü altındadır.
7.3.3 Özel nitelikli kişisel veriler işlenirken, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler alınacaktır.
7.3.4 Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gereken her durumda KVKK Komitesi bilgilendirilecektir.
7.4. Çalışanların Verilerinin İşlenmesi
7.4.1 Yukarıda belirlenen tüm kişisel veri işleme ilkeleri, çalışanların kişisel verileri üzerinde de uygulanacaktır.
7.4.2 CV toplama kanallarını kullanmadan iş başvurusunda bulunan kişilerin kişisel verileri iş ilişkisini başlatmak amacı ile açık rızaları bulunmaksızın işlenebilir. Bu şekilde gelen bir başvurunun uygun görülen bir pozisyon için değerlendirilmesinin ardından olumsuz sonuçlanması halinde ilgili kişinin kişisel verileri silinecektir. Ancak çalışan adayının açık rızası halinde saklanacaktır.
7.4.3 İş ilişkisi ile bağlantılı ve sözleşmenin ifası ile ilgili olan çalışan kişisel verileri çalışanların açık rızası olmadan işlenebilir. Aksi durumlarda, çalışanın onayı, hukuki hükümlülük, meşru menfaat ve benzeri bir gerekçe olmalıdır.
8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
8.1. Türkiye’de Bulunan Üçüncü Kişilere Aktarım
8.1.1. Kişisel veriler yalnızca ilgili kişinin açık rızası bulunduğu durumlarda Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere aktarılabilir.
8.1.2. Kişisel veriler kanunun 5. Maddesinin 2. fıkrasında belirtilen koşullardan en az birinin geçerli olması halinde, kişinin açık rızası olmadan Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere aktarılabilir.
8.1.3. Kişisel verilerin Türkiye içerisindeki aktarımı sırasında uyulacak yükümlülüklere uygunluğun sağlanmasından aktarımı yapan ilgili departman sorumludur.
8.2. Yurt Dışında Bulunan Üçüncü Kişilere Aktarım
8.2.1. Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasına ilişkin olarak, KVKK’nın 9. maddesi doğrultusunda veri sahibinin açık rızası aranmaktadır.
8.2.2. Ancak, özel nitelikli kişisel veriler dahil, kişisel verilerin veri sahibin açık rızası olmaksızın işlenmesine izin verilen şartların varlığı halinde, kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede, yeterli korumanın bulunması kaydıyla veri sahibinin açık rızası aranmaksızın da Kütahya Barosu tarafından kişisel veriler yurtdışına aktarılabilecektir.
8.2.3. Eğer aktarım yapılacak ülke Kurul tarafından yeterli korumanın bulunduğu ülkeler arasında belirlenmemiş ise, Kütahya Barosu ve ilgili ülkedeki veri sorumlusu/veri işleyen yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt edecek ve Kurul’dan izin alınacaktır.
8.3. Kişisel Sağlık Verilerinin Aktarımı
8.3.1. Kişisel sağlık verileri anonim hale getirilmeden, mevzuata uygun olmadan, gerekli izin ve onaylar alınmadan üçüncü kişilere aktarılamaz.
8.3.2. Kişisel sağlık verileri kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amaçları çerçevesinde ve kanunlarda açıkça öngörülmüş olması durumunda kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir.
8.3.3. Sağlık verilerinin aktarımı sırasında uyulacak yükümlülüklere uygunluğun sağlanmasından aktarımı yapan ilgili departman sorumludur.
9. İLGİLİ KİŞİLERİN HAKLARI
9.1. Kütahya Barosu , kişisel verisini elinde bulundurduğu ilgili kişilerin aşağı belirtilen taleplerine kanunda belirtilen sürelerde karşılık verecektir:
9.1.1. Kişisel verilerini işleyip işlemediğinin bilgisi,
9.1.2. Hangi kişisel verilerini işlediğinin bilgisi,
9.1.3. Kişisel verilerini aktarıp aktarmadığının bilgisi,
9.1.4. Kişisel verilerini aktardığı üçüncü kişileri ve üçüncü kişilerin irtibat kişilerinin bilgisi,
9.1.5. Kişisel verilerini işleme amacı,
9.1.6. Kişi ilgili kişisel verilerinin güncellenmesini istediğinde cevap verilmesi,
9.1.7. Kişisel verilerinin anonimleştirilmesi, silinmesi veya yok edilmesi isteği,
9.1.8. Kütahya Barosu’nda bulunan kişisel verilerinin bir kopyasını alma
9.2. Veri sahipleri haklarını kullanmak ve/veya Kütahya Barosu’nun verilerini işlerken işbu Politika kapsamında hareket etmediğini düşündüğü durumlarda internet sitesinde yer alan KVKK başvuru formu ile yukarda belirtilen haklar kapsamında başvuruda bulunabilir.
10. GİZLİLİK
Kütahya Barosu içerisinde kanun kapsamında işlenen kişisel verilerin tamamı gizlidir. Çalışanlar, kişisel veriler üzerinde yalnızca kendilerine tanımlanan yetki dahilinde toplama, işleme, aktarım, kullanım, silme, yok etme, anonimleştirme faaliyetlerini yürütebilir. Aksi durumda çalışanların bu faaliyetleri yürütmesi yasaktır. Ek olarak, çalışanlar kişisel verileri bireysel veya ticari amaçlarla kullanamaz.
11. GÜVENLİK
Kişisel verilerin güvenliği sırasıyla çalışan, departman ve Kütahya Barosu sorumluluğundadır. Kişisel verilerin kaybolmasına, hukuka aykırı olarak işlenmesine, kötüye kullanılmasına, yetkisiz kişilerce her türlü işleme alınmasına karşı korunması gerekmektedir. Bu güvenlik önlemleri elektronik ve fiziki olarak saklanan kişisel verilerin tamamını kapsamaktadır.
Kütahya Barosu , kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
11.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan Teknik Tedbirler
Kütahya Barosu , kişisel verilerinizi korumak amacıyla her türlü teknik, teknolojik güvenlik önlemlerini almış ve olası risklere karşı kişisel verilerinizi korumaktadır. Örneğin;
11.1.1. Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
11.1.2. Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
11.1.3. Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
11.1.4. Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
11.1.5. Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
11.1.6. Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
11.1.7. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
11.1.8. Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
11.1.9. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
11.1.10. Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
11.1.11. Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
11.1.12. Şifreleme yapılmaktadır. Kişisel veri içeren sistemlere kullanıcı adı ve şifre kullanılmak suretiyle erişim sağlanmaktadır.
11.1.13. Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
11.2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan İdari Tedbirler
11.2.1. Kuruluş içerisinde bilgi güvenliği operasyonu ve uygulamasının başlatılması ve kontrol edilmesi amacıyla bir yönetim çerçevesi kurulmuştur.
a. KVKK Komitesi ve İrtibat kişisi atanmış ve görev tanımları belirlenmiştir.
b. KVKK Başvuru kanalları belirlenmiştir.
c. İhlal, talep/şikayet yönetim iş akışları belirlenmiştir.
11.2.2. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin Ana Esaslar, politika ve prosedürler belirlenmiştir.
a. Veri İşleme ve Saklama Politikası Oluşturulmuştur.
b. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası Oluşturulmuştur.
c. Bilgi Güvenliği Yönetim Politikası Oluşturulmuştur.
d. Özel Nitelikli Kişisel Veri Güvenliğine Yönelik Politika Oluşturulmuştur.
11.2.3. İşlenen kişisel veriler kapsamında mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
11.2.4. Çalışanlar için kişisel veri güvenliği konusunda eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
11.2.5. Çalışanların ve yüklenicilerin bilgi güvenliği sorumluluklarının farkında olmaları ve yerine getirmelerini temin etmek üzere veri güvenliğine ilişkin rol ve sorumluluklar ile görev tanımları belirlenmiştir.
11.2.6. Çalışanlar için güvenlik politika, ana esaslar ve prosedürlerine uymaması durumunda devreye girecek bir disiplin süreci mevcuttur.
11.2.7. Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
11.2.8. Çalışan, müşteri, tedarikçi vs. için aydınlatma metni yayımlanmıştır.
11.2.9. Açık rıza alınması gereken süreçler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
11.2.10. Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini gidermektedir.
11.2.11. İşleme amacı bakımından anılan kişisel verilere ihtiyaç olup olmadığı değerlendirilmekte, kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
11.2.12. Verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, durumu en kısa sürede ilgili kişiye ve Kurul’a bildirmek üzere çalışanlar tarafında gerekli önlemler alınmaktadır.
11.3. Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler
İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Baromuz bu durumu en kısa sürede (Maksimum 72 saatte) ilgili veri sahibine ve Kurul’a bildirecektir.
12. YÖNETİM BİNASINDA VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ ÇIKIŞLARININ TAKİBİ
12.1. Kütahya Barosu tarafından; güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politika’da belirtilen diğer amaçlarla, Kütahya Barosu binalarında misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.
12.2. Misafir olarak Kütahya Barosu nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar.
13. KÜTAHYA BAROSU TESİSLERİNDE ZİYARETÇİ’LERİMİZE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI
Kütahya Barosu tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politika’da belirtilen diğer amaçlarla; Kütahya Barosu tesislerimiz içerisinde kaldığınız süre boyunca talep eden Ziyaretçilerimize internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerinize ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre tutulmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi halinde veya Kütahya Barosu içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.
14. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI (SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ) ŞARTLARI
Türk Ceza Kanunu’nun 138. Maddesinde, KVK Kanunu’nun 7. Maddesinde ve Kurum tarafından çıkarılan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi hakkında yönetmelik” uyarınca; ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kütahya Barosu’nun kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Kütahya Barosu bu konuda yönetmelik hükümlerine göre bir Politika oluşturmuş ve bu Politika uyarınca verinin niteliğine göre imha yapılmaktadır. Bu yönetmelik uyarınca Kütahya Barosu tarafından periyodik imha tarihleri belirlenmiş olup, yükümlülüğün başlaması ile beraber çeşitli aralıklarla periyodik imhanın yapılacağına göre takvim oluşturulmuştur.
15. İHLAL OLAYLARI
Kütahya Barosu’nda çalışan her bir çalışan, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve işbu Politika kapsamında belirtilen kısıtlamalara aykırı olduğunu düşündüğü bir eylem veya olayı departman yöneticilerine aktarmak ile yükümlüdür.
Yapılan bilgilendirmeler sonucunda Kütahya Barosu’nun KVKK komitesi mevzuatı dikkate alarak ihlal eylem veya olaylarına ilişkin olarak ilgili kişi veya yetkili kuruma (KVKK) bildirim yapmakla yükümlü tutulmuştur.
16. SORUMLULUKLAR
Kütahya Barosu içerisinde sorumluluklar sırasıyla çalışan, departman şeklindedir. Bu kapsamda;
16.1. Çalışanlar kendi çalışma alanları içerisinde bulunan basılı veya bilgisayar ortamındaki tüm kişisel verilerden sorumludur ve bu veriler üzerindeki her türlü işlemede kanunda ve işbu Politika’da belirtilen şartlara uyacaktır.
16.2. Departman yöneticileri, departmanları içerisindeki çalışanların işlediği basılı veya bilgisayar ortamındaki tüm kişisel verilerden sorumludur ve bu veriler üzerindeki her türlü işleme için kanunda ve işbu Politika’da belirtilen şartlara departmanının uygun çalıştığını garanti etmektedir.
16.3. Departmanın yöneticileri, kontroller ve denetimler yaparak kendi departmanlarında işbu Politika’nın uygulanmasına katkı verecektir.
16.4. Yönetici konumundaki çalışanlar kendi alanlarına giren kişisel veri işleme faaliyetlerinden sorumludur ve kişisel verilerin kanuna ve işbu Politika’ya uygun işlenmesini sağlayacaktır.
16.5. Departmanlar kişisel veriler ile ilgili yeni veri işleme, veri silme, belirsizlik ve benzeri her türlü durumda Kütahya Barosu’nun KVKK Komitesini bilgilendirmek ile yükümlüdür.
17. YÜRÜTME
İşbu Politika’nın yürütülmesinden Kütahya Barosu tarafından KVK Kanunu düzenlemelerine uygun hareket edilmesini ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Standardı’nın yürürlüğünü sağlamak için yönetim yapısı kurulmuştur.
Kütahya Barosu bünyesinde işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer Politikaları yönetmek üzere Şirket üst yönetiminin kararı gereğince Kişisel Verilerin Korunması Komitesi (“Komite”) kurulmuştur.
18. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜK TARİHİ
İşbu Politika 27.12.2021 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
